第一章 总 则
第一条 为加强湖南践行国学公益基金会(以下简称基金会) 实物资产管理,保证基金会财产的安全完整,结合实际情况, 制定本制度。
第二条 本制度所指实物资产指本基金会拥有或控制的、能以货币计量的物资财产,包括捐赠物资、固定资产及低值易耗品等。
第三条 本制度适用于基金会各部门实物资产配置、申购、分发、调拨和报废等日常管理活动。
第四条 实物资产管理应与预算管理、财务管理相结合,应贯彻统一筹划、分级管理、责任到人、配置合理、物尽其用 的原则。
第二章 捐赠物资(受托代理资产)管理
第五条 捐赠物资指社会各界捐赠的物资财产以及用接收 捐赠的项目资金采购的捐赠物资。规范捐赠物资接收、物资采 购、入库、仓储、出库及发放、会计记录等管理流程,保护捐 赠物资的安全与完整。
第六条 受托代理资产是指捐赠人向基金会捐赠,具有限 定性或非限定性用途的固定资产或低值易耗品。
第七条 受托代理资产按以下方法确定入账价值:
(一) 捐赠方提供了有关凭据(如发票、报关单、有关协议 等)的,应当按照凭据上标明的金额作为入账价值。如果凭据上 标明的金额与受赠资产公允价值相差较大,受赠资产应当以其 公允价值作为其入账价值;
(二) 捐赠方没有提供有关凭据的,受赠资产应当以其公允 价值作为入账价值。
第八条 基金会接受受托代理资产(如书画、仪器设备、车 辆、建材、软件等),应与捐赠人签订捐赠协议,由捐赠方、基 金会管理部和监交方三方验收后签字确认。建立受托代理资产 实物台账,登记备查。
为确保受托代理资产安全完好,要做好保管工作,定期进 行盘点,如发生盘盈、盘亏、减值等情况,必须查明原因和责任人,按程序上报审批后做出相应处理。
第九条 受托代理资产要严格按捐赠人意愿划拨和使用, 将受托代理资产交付受助人时,应在财务账簿和受托代理资产 实物台账同时记录。
第十条 按照《湖南践行国学公益基金会章程》规定,受托代理资产无法用于符合基金会宗旨的用途时,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。
第三章 固定资产管理
第十一条 固定资产是用于基金会业务活动,单位价值在 人民币二千元以上、使用年限超过一年的办公设备或其他设施;单位价值虽未达到人民币二千元,但使用年限在一年以上的大批同类物资,也应作为固定资产管理;单位价值虽已超过人民币二千元,但易损坏、更换频繁的,不作为固定资产管理。
第十二条 固定资产由秘书处综合办公室统一管理,各部门具体负责。
第十三条 固定资产分类管理、计提折旧,建立采购、验 收、领发、保管、调拨、检修、盘点、处置等管理流程。
第十四条 因工作需要购置固定资产,原则上由各部门提 出申请,经秘书处综合办公室审核后统一购置。如有特殊要求需购置专业性较强的固定资产,各部门须在购置申请中注明。购置固定资产单价不超过人民币五千元报秘书长审批,超过人民币五千元(含)须报理事长审批。
第十五条 固定资产购置后,由秘书处综合办公室负责验收签字入库。经办人应对固定资产品牌、名称、价值、数量、保管人做详细登记。同时建立固定资产台账,与财务部的固定资产总账、明细账进行核对,每年至少核对一次。
第十六条 领用固定资产需填写领用审批单,交秘书处综合办公室存档。各部门要设专人保管固定资产,使用人员要熟悉了解固定资产的使用性能和保管方法,认真操作。
第十七条 因长期使用需要维修的固定资产,由各部门提 出申请,秘书处综合办公室负责联系维修。维修价格过高或无维修价值的固定资产按报废处理。
第十八条 需要报废的固定资产,由各部门提出申请、秘书处综合办公室统一办理,并将签字确认的清单及相关批件交财务部,以核销固定资产账目。
第十九条 各部门负责固定资产管理的人员工作调整时,应进行工作交接。工作人员调动或离职,应将其负责保管使用 的固定资产退交办公室,由秘书处综合办公室验收,并持验收清单办理调动或离职手续。
第二十条 每年秘书处综合办公室和财务部盘点固定资产,并由相关人员签字确认。
第四章 低值易耗品管理
第二十一条 低值易耗品是指不能作为固定资产的各种办 公设备,如价值低于人民币两千元的电子设备、日常用具等。
第二十二条 低值易耗品采用一次摊销法。
第二十三条 低值易耗品由办公室统一管理。办公室负责 低值易耗品的采购、验收、入库、发放、登记造册、维修等,各部门负责低值易耗品的申请、领用、保管、维护。
第二十四条 日常使用的低值易耗品(如打印纸、签字笔、 铅笔、墨盒等) 的领取,采取当月申请、次月发放的办法。各部门填写低值易耗品申领表,于每月25日前交办公室审核、购买,各部门于每月5日前到办公室领取。
第二十五条 办公室采购低值易耗品时要保证质优价廉。
第二十六条 低值易耗品出库时领用人须签字,不得代签。
第二十七条 要勤俭节约使用低值易耗品,杜绝浪费,不 得挪作他用;要注意维护和保养品,不得破坏、丢弃和外借。
第二十八条 工作人员个人领用的办公用品要妥善保管,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。
第二十九条 低值易耗品如有损坏,需由各部门到办公室 办理报修手续。
第三十条 办公室每半年盘点一次库存与发放情况,保证 帐物相符。
第五章 附 则
第三十一条 本制度自2021年6月19日第三届理事会第四次会议审议通过后执行。